Priorytetyzacja zadań - jak zwiększyć efektywność pracy?

Co jest lepsze? Nielimitowany czas pracy czy określone jej godziny? Można się nad tym długo rozwodzić ale jedno jest pewne – tak na prawdę liczą się efekty. Kto pracuje 8 godzin i robi to nieefektywnie, nie osiągnie pożądanych rezultatów. Nie zaoszczędzi jednak też czasu bo i tak musi być w miejscu pracy. Kto nie rozlicza się z przepracowanych godzin, działając mało efektywnie, oprócz braku rezultatu, bezsensownie straci czas mogąc go wykorzystać np. na odpoczynek czy przyjemności.

Kluczem jest zatem efektywna praca. Ale co to tak naprawdę oznacza?! Nic innego jak skupienie się wyłącznie na czynnościach przybliżających nas do osiągnięcia wyznaczonego celu oraz wyeliminowanie pożeraczy czasu.

80/20 ZASADA PARETO

Cenną pomocą w zrozumieniu problemu jest Zasada Pareto znana też jako Reguła 80/20 czy jak kto woli 20/80. Chodzi w niej o to, że mniej więcej 20% nakładu pracy przynosi ci 80% rezultatów. Należy się więc skupić na czynnościach zawartych właśnie w tej grupie 20%. Zobrazuję to jeszcze inaczej. Jeśli 80% twojego zysku jest generowane przez 20% twoich klientów to naturalne jest, że im właśnie powinieneś poświęcić najwięcej uwagi. Oczywiście podział 80/20 nie jest sztywny. Ma po prostu za zadanie wskazać ci drogę do poprawy swojej efektywności. 

No dobrze ale jak zacząć stosować zasadę Pareto w praktyce?

1. Określ czemu ma służyć zasada 80/20 - jaki masz cel do osiągnięcia.

W przypadku handlowca będzie to zysk, marża. Dla sprzedawczyni w salonie obuwniczym celem będzie jak największy obrót. Producent zaś zechce osiągnąć jak największą sprzedaż przy jak najniższym koszcie produkcji i promocji. 

Przykład:

Cel – obrót miesięczny 100 tys. zł, marża 20%

2. Znajdź 20% czynności wykonywanych w pracy a przynoszących 80% Twojego zysku – Twojej zasłużonej wypłaty.

Przykład:

- ofertowanie,

- obsługa zamówień,

- negocjacje warunków handlowych,

- wizyty u klientów

3. Zawęź poszukiwania – wypisz szczegółowo czynności, z których masz mierzalny zysk.

Przykład (wg priorytetu):

- ofertowanie dla kluczowych klientów, odpowiedzi na najbardziej pewne sprzedażowo zapytania oraz na zapytania o wysokiej wartości

- obsługa zamówień w wyznaczonych ramach czasowych, pierwszeństwo mają zamówienia o najpilniejszej dacie realizacji oraz o najwyższych wartościach

- negocjacje z kluczowymi klientami oraz szukanie sposobu na akwizycję stałemu klientowi całej swojej oferty a nie tylko jej części. Niektórzy mówią, że nie negocjuje się z porywaczami, ja nie negocjuję z pseudo klientami szukającymi jednorazowo wyjątkowej oferty na nietypowy produkt o znikomej wartości  

- uzasadnione wizyty, od których zależy zamknięcie sprzedaży, wizyty w celu przyjęcia wartościowego zamówienia, (mniej ważne wizyty należy odłożyć w czasie lub zaproponować telekonferencję lub prezentację online)

Skupiając się na tych właśnie czynnościach, wzrośnie Twoja efektywność, wyniki i zyski! Co w takim razie z pozostałymi osiemdziesięcioma procentami? W myśl tej zasady, z nich też można wyłonić czynności o większym bądź mniejszym priorytecie. Czyli wszystko to co nie zmieściło się nam w 20 procentach oraz pozostałe czynności należące do naszych obowiązków ale nie związane bezpośrednio z naszym celem, np. obsługa posprzedażowa, dokumentacja, planowanie zadań na kolejne dni itp.  

No i teraz jak widzisz swój dzień według powyższego? Brakuje Ci czegoś? 

Oczywiście, że tak! A gdzie jest facebook? Gdzie są maile, prywatne telefony, szukanie prezentu dla żony w sklepie internetowym? Te wszystkie pożeracze czasu, przeszkadzajki, musisz wyeliminować. Nie jest to lekkie, ale konieczne. 

MACIERZ EISENHOWERA

"To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne” - Dwight Eisenhower

Kolejnym ważnym narzędziem jest Matryca Eisenhowera. To bardzo znany wykres, dzielący zadania według wagi i terminu realizacji. Ćwiartka A czyli sprawy ważne i pilne może zawierać zarówno spektakularne sprzedaże jak i sytuacje kryzysowe, nagłe awarie. Ja często kwalifikuje do niej obsługę kluczowych zamówień oraz odpowiedzi na zapytania ofertowe o dużych wartościach i wysokim prawdopodobieństwie sprzedaży. Uważam, że dobry i szybki serwis jest podstawą sukcesu i przywiązania klienta do siebie. Ćwiartka B to sprawy ważne, ale nie wymagające natychmiastowego wykonania. Dobrze jest nadawać im odpowiednie priorytety np. 1 - obsługa zamówień, 2 odpowiedzi na pozostałe zapytania ofertowe, 3 ... Ćwiartka C to sprawy, które (jeśli oczywiście możemy) delegujmy innym. Jeśli to nie wchodzi w grę, zajmujmy się nimi wyłącznie w zaplanowanym na to czasie (można przeznaczyć na nie małą część dnia pracy). Nie należy przejmować się czymś czego się nie wykonało w czasie, skoro nie było to coś de facto ważnego. Przykład: Kolega z pracy prosi cię o zaopiniowanie stworzonej przez niego oferty. No cóż, jeśli wytłumaczysz mu, że miałeś w tym czasie dużo ważniejsze sprawy i nie mogłeś tego wykonać, to zapewne się nie obrazi. Ostatnia ćwiartkę D pozostawię bez komentarza.

Jak widzisz ma to wiele wspólnego z Regułą 20/80. Każda czynność niosąca za sobą mierzalny efekt (czytaj „zysk”) jest tym samym ważniejsza i pilniejsza do wykonania.

Podsumowując:

• Skupiaj się na zadaniach przynoszących efekty / zyski

• Planuj pracę na kolejny dzień / dni

• Jeżeli możesz deleguj mniej ważne zadania innym osobom. 

• Eliminuj pożeracze czasu np. przeglądanie facebooka, prywatne maile i rozmowy telefoniczne 

• Odpisuj na maile w określonych przedziałach czasowych (o ile nie obsługujesz ogólnej skrzynki firmowej)

• Pracuj mądrze, nie ciężko.

Niby nic w tym odkrywczego, ale przyznaj się - czy pracujesz właśnie w ten sposób? Nawet jeśli tak, to na pewno z czasem odbiegasz od założeń. Nie jest to coś bardzo złego o ile są to sporadyczne wybryki. Grunt to nie wrócić do chaosu na dłuższy czas bo strata na pewno będzie wymierna. Jeśli zaś nie ustalasz priorytetów w pracy to czym prędzej zacznij to robić. Efekty zauważysz dość szybko. 

A może masz inny ciekawy sposób na poprawę efektywności w pracy?