Jak dotrzeć do osoby decyzyjnej?

Odebrałem kiedyś telefon od kobiety, która chciała złożyć jakąś propozycje firmie, w której pracowałem. Nie pamiętam o co dokładnie chodziło. Wiem, że chciała dotrzeć do osoby decyzyjnej w konkretnej sprawie. Od razu dało się wyczuć jej ogromny entuzjazm i uśmiech na twarzy. Krótko i ładnie się przedstawiła, powiedziała o co jej chodzi i poprosiła o namiary na tą osobę. Usługa była specyficzna, sprawa dość skomplikowana i nie wiedziałem co mam jej powiedzieć. Jak w większości takich przypadków poprosiłem o przesłanie oferty mailem. Później, po bliższym rozpoznaniu sprawy miałem przekazać wiadomość dalej. Naprawdę, chciałem szczerze jej pomóc, lecz chwilowo byłem bezradny. Wytłumaczyłem jej to, gdyż bardzo jej zależało. W dalszym ciągu roześmiana, podziękowała mi za rozmowę i powiedziała, że wyśle tego maila. Kiedy miała się już rozłączyć powiedziała: „przepraszam, ale musze jeszcze coś Panu powiedzieć. Ma Pan bardzo miły głos. Dobrze brzmi w słuchawce telefonu”. I nie wiem co się stało, może to było jakieś czarodziejskie hasło, ale nagle wpadłem na myśl, że podam jej telefon do działu X, gdzie z pewnością znajdzie osobę odpowiedzialną za proponowane przez nią usługi. Ucieszyła się niesamowicie. Ja zresztą też - z otrzymanego komplementu ;)

No tak, tylko czy to był komplement, czy sztuczka? Zrozumiałem, że wpadłem w pułapkę super handlowca! 

Jak dotrzeć do osoby decyzyjnej?

Wielu handlowców ma ogromny problem z przebiciem się przez sekretariat lub infolinię w celu dotarcia do osoby decyzyjnej w firmie. Myślę, że poniekąd to ich własna wina. Obsługując kiedyś infolinię, często odbierałem tego typu telefony i każdy brzmiał tak samo: 

„Dzień dobry, dzwonię z  firmy X, chciałbym rozmawiać z osobą odpowiedzialną za…”

Większość pytań zadawana była nijakim tonem, pospiesznie (pewnie ktoś miał dużo firm do obdzwonienia) lub monotonnie (pewnie kolejna firma na liście, z której nic do tej pory nie wypaliło). To jakby dzwonić już z nastawieniem, że i tak mi się nie uda. To jakby dzwonić tylko dla odznaczenia kolejnej firmy na liście, czy też kolejnego wykonanego telefonu. Po prostu dla sztuki. Jak w takim przypadku nie zignorować rozmówcy np. prosząc o napisanie zapytania na ogólny adres e-mail firmy.

Aby nie zostać od razu spławionym, należy przede wszystkim się czymś wyróżnić! Nie można być jak stu poprzednich, proszących o numer telefonu do właściciela. 

Bądź miły i uśmiechaj się do słuchawki. Uwierz mi uśmiech da się wyczuć w rozmowie telefonicznej. Jeśli rozmówca wyczuję Twój szczery uśmiech, naturalność w rozmowie to masz ogromne szanse, że odwdzięczy Ci się tym samym. A to z kolei ułatwi Ci zdobycie namiarów na szefa. O tym jak prowadzić rozmowy telefoniczne przeczytasz w artykule: „Podstawy telemarketingu - W jaki sposób prowadzić rozmowę telefoniczną z klientem”

Zacznij rozmowę niestandardowo. O złym wstępie pisałem kilka wersów wcześniej. Nie idź tą drogą. Każda sytuacja jest inna, więc musisz się zawsze przygotować do rozmowy. Inaczej będzie jeśli zadzwonisz na ogólną infolinię, z której to dopiero możesz zostać przekierowany do sekretariatu, a inaczej jeśli dzwonisz bezpośrednio do asystentki zarządu. Jedno jest pewnie, nie bój się prosić o pomoc.

Przykład: "Dzień dobry, nazywam się Łukasz Granat i dzwonię z firmy Blog Handlowy. Będę bardzo wdzięczny jeśli zechciałaby Pan/Pani mi pomóc. Otóż potrzebuję porozmawiać z…" 

No właśnie… z kim? Czy dopiero szukasz tej osoby czy może już wiesz kim ona jest? I czy aby na pewno nie dało się znaleźć danych kontaktowych w inny sposób? Jak dowiedzieć się, o kogo pytać? 

Poszukaj informacji o firmie:

- Zapoznaj się ze stroną internetową firmy, poszukaj na niej kontaktów.
- Szukając właściciela, kogoś z zarządu, możesz sprawdzić te dane np. w CEIDG lub KRS (w zależności od rodzaju działalności firmy). Musisz mieć tylko NIP firmy, a ten powinien być na stronie www. Jeśli nie to na pewno znajdziesz go w google.

- Skoro już wiesz z kim chcesz rozmawiać, to poszukaj również telefonu lub maila w google wpisując imię, nazwisko i nazwę firmy. Ten najprostszy i najbardziej banalny sposób często jest najwłaściwszy. W kolejnym kroku możesz poszukać danych w mediach społecznościowych np. LikedIn, GoldenLine.

- Jeżeli nadal nie udało ci się pozyskać kontaktu do szefostwa, dzwoń na ogólny numer firmy! I teraz, jeśli masz informację, kto jest osoba decyzyjną w sprawie, w której dzwonisz, to masz pewną psychologiczną przewagę. Prosząc o połączenie z konkretną osobą, możesz sprawić wrażenie, że już ją znasz, a ona Ciebie. Rozmówca skłonny jest pomyśleć, że w takim razie może szef czeka na Twój kontakt albo zależy mu na rozmowie z Tobą. Musisz przy tym wykazać się pewnością siebie ale naturalnie z zachowaniem uśmiechu. Oczywiście nie zawsze musi to tak zadziałać, ale szanse na połączenie są dużo większe. Gdy pojawi się jednak pytanie w jakiej sprawie dzwonisz itp. to zacznij opowiadać o co Ci chodzi.

Szanuj i doceniaj rozmówcę. Czy nie zastanawiałeś się czy przypadkiem właśnie nie przeszkadzasz komuś swoim telefonem? Spróbuj czasami tak banalnych wręcz tekstów:

„Przepraszam, że przeszkadzam ale…”

„Zapewne jest Pani bardzo zajęta, ale obiecuje, że zajmę tylko minutkę…”

Pokaż, że Ci zależy oraz przedstawiaj korzyści dla drugiej strony. Musisz swoją postawą dać do zrozumienia, że nie dzwonisz z byle czym, lecz czymś naprawdę ważnym dla obu stron. 

Jeśli trzeba kokietuj, komplementuj – jak widzisz na mnie to podziałało ;) Jednak jest to bardzo ryzykowne. Jeden fałszywy ruch i jesteś spalony. Nie musisz się odwoływać do miłego głosu. Być może w trakcie rozmowy odkryjesz coś, co można pochwalić w zachowaniu rozmówcy.

Przykład: „Odnoszę wrażenie, że wykonuje Pani swoją pracę bardzo skrupulatnie. Podziwiam to i sam chciałbym mieć tak profesjonalną asystenkę. No ale przejdźmy do rzeczy…”

Podsumowując, musisz podejść do takich telefonów profesjonalnie. Wczuj się w rolę jak aktor. Bądź pewny siebie, a zarazem uprzejmy i koniecznie uśmiechnięty. Pamiętaj o swoim celu - musisz porozmawiać z szefem. Jeśli po drodze pojawiają się pytania o twoje zamiary – odpowiadaj na nie.  Pokaż, że Ci zależy. W końcu przecież w tej rozmowie nie możesz stracić czegoś czego jeszcze nie masz!

Przydatne linki:

- Wyszukiwanie firm w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej)
- Wyszukiwanie firm w Krajowym Rejestrze Sądowym

Przeczytaj także: Anty telemarketing - Najczęściej popełniane błędy w rozmowach telefonicznych  



Jeśli spodobał ci się ten artykuł, udostępnij go proszę swoim znajomym. A jeśli chcesz podzielić się swoimi sposobami na dotarcie do osób decyzyjnych w firmie – wpisz je w komentarzu.