Home Office - efektywna praca zdalna

Czy pracując w domu potrafisz to robić tak samo efektywnie jak w swoim miejscu pracy? Może to trochę głupio zabrzmiało, bo ktoś może powiedzieć, ze akurat dom to jego miejsce pracy. No ale spójrzmy na obecną sytuację, gdzie bardzo dużo firm zleciło swoim pracownikom pracę zdalną, ze swojego domowego zacisza ze względu na zagrożenie epidemią koronawirusa.


Uważam, że jeśli ktoś ma możliwość pracy zdalnej, to jest szczęściarzem. Wielu takich szczęściarzy jest właśnie w branży handlowej, informatycznej i wolnych zawodach. Weźmy na przykład hurtownie B2B gdzie zamówienia spływają najcześciej przez telefon, mail czy dedykowane platformy zakupowe. Towary sa konfekcjonowane w magazynach i wysyłane do klientów. Handlowcy mogą pracować nie pojawiając się w swoim biurze, przedstawiciele handlowi mogą zrezygnować z wizyt u klientów i kontaktować się telefonicznie i przez internet.. No a taki magazynier już tego szcześcia nie ma - bo do pracy pójść musi i jest narażony na kontakt z kimś kto może być nosicielem Covid-19. No ale z drugiej strony, póki co ma tę pracę, czego nie może powiedzieć zdecydowana większość pracujących np. w gastronomii, hotelarstwie, turystyce.

CO JEST POTRZEBNE DO PRACY ZDALNEJ?

Sprzęt

W wiekszości przypadków telefon, komputer i dostęp do internetu załatwia sprawę. To jak sobie "urządzisz" swoje domowe biuro zależy już tylko od Ciebie. Ma być w miarę wygodnie - na tyle abyś mogł/ła bez przeszkód pracować w pełnym wymiarze godzin - jak to robiłeś/łaś dotychczas w biurze.
Jest wiele programów i aplikacji wspomagających pracę zdalną a przedewszystkim możliwość komunikacji. Jeśli jest potrzeba uczestniczenia w wideokonferencjach, dobrze jest mieć odpowiednie słuchawki z mikrofonem, choć często wystarczają te dołączane do wielu smartfonów.

Warunki

Szeroko pojęte warunki, bo chodzi mi ogólnie o możliwość wykonywania pracy zdalnej. Jeśli np. masz dzieci a w okresie stanu epidemicznego szkoły i przedszkola są zamknięte to wiadomo, że w domu będziesz mieć towarzystwo, które nie zawsze potrafi się czymś zająć przez dłuższy czas, czy być cicho. Ja akurat mam taką sytuację, ale radzę sobie z nią (chyba) dobrze :)
To kwestia oragnizacji czasu, nie tylko sobie ale i dzieciom. Więcej o tym napiszę w dalszej części artykułu.

Chęci i samodyscyplina

Aby efektywnie wykonywać swoją pracę z domu, przede wszystkim należy chceć to robić. Proste? Sukces zależy tylko od Ciebie. Musisz się skupić na pracy jakbyś był/ła np. w swoim biurze. Musisz odciać się od wszelkich przeszkadzajek i zajęć, które naturalnie wykonujesz w domu. Przysłowiowe klapki na oczy i praca! Nie podlewamy w międzyczasie kwiatków i nie sprzatamy i nie gotujemy obiadu.

Cele

Jasne okreslenie celów i sposobu mierzenia ich wykonaia z pracodawcą. Jest to niezmiernie ważne, aby obie strony były zadowolone i nie miały sobie nic do zarzucenia. Cele pozwola Ci utrzymać prace w ładzie, realizować je, skupić sie na pracy w niejako "odmiennym otoczeniu" Wykonując zadany cel potwierdzasz, ze zamiast się obijać  - pracowałeś/łaś. Pracodawca jest zadowolny, a Ty masz poczucie spełnionego obowiązku, a w zasadzie czyste sumienie i brak narzekań ze strony szefa. To jasna sytuacja - działanie zero jedynkowe. Coś jest zrobione lub nie jest.

Niestety, nie zawsze się da jasno określić cele, bądź w prosty sposób stwierdzić ich realizacje. Dlatego można pokusić się o stworzenie jakiegoś schematu raportowania swojej pracy. Najczęściej z takimi pomysłami wychodza pracodawcy, jednak uważam, że rzetelnemu pracownikowi powinno przede wszystkim na tym zależeć. Ja lubię jak wszystko jest jasne.

JAK EFEKTYWNIE PRACOWAĆ ZDALNIE

1. Przestrzeń do pracy

Wydziel sobie przestrzeń do pracy. Nie pracuj na kanapie czy w łózku. Ma być oczywiście wygodnie, ale to nie odpoczynek tylko praca. Skup wokół siebie wszystkie rzeczy, które będa Ci potrzebne: komputer, telefon, notatnik, kalkulator, dokumenty, itp...

2. Ubiór i przygotowanie

Robota Ci nie idzie? Nie możesz się na niej skupić? A dlaczego siedzisz w pidżamie?
Skoro pracujesz, to ubierz się tak jakbyś był/ła w pracy. Ja z reguły w home office ubieram się tak jakbym miał jechać do swojego biura. Nie wyobrażam sobie telefonowania do klientów siedząc w dresach. Kolejną rzeczą jest wykonywanie wszelkich porannych czynności. Wykonuję  je w takim czasie i o takiej porze jakbym miał normalnie jechać do biura. To bardzo ważne aby działać z takim planem.

3. Zasady dla domowników na czas Twoje pracy

Ustal z resztą domowników (jeśli pozostają w czasie Twojej pracy w domu) zasady funkcjonowania w określonych godzinach. Nie jest to takie proste, jeśli zostajesz w domu z dziećmi ;) ale jak najbardziej do ogarnięcia.

4. Lista rzeczy do zrobienia, wyznaczenie celów

Spisuj to co masz zrobić a po wykonaniu odznaczaj zadanie jako zakończone.
Lista rzeczy do zrobienia uporządkuje Twoją pracę i będzie dla Ciebie motywatorem.
Ponadto będzie gotowym szkicem raportu dla pracodawcy.

5. Wyeliminuj rozpraszacze

Wyłącz wszelkie social media,  Korzystaj tylko z tych sprzętów, które są Ci niezbędne do pracy. Nie właczaj telewizora (nie wyobrażam sobie pracy w domowym biurze, kiedy właczony jest telewizor nadający akurat newsy o koronawirusie czy cokolwiek innego).

6. Rób cykliczne przerwy

Ustal sobie harmonogram przerw lub momenty kiedy możesz sobie zrobić przerwę np. po wykonaniu określonych zadań, niejako w nagrodę. To również doskonale motywuje i podności efektywność pracy. W czasie przerwy postaraj się przewietrzyć, porozciągać, wykonać kilka prostych ćwiczeń.

PRACA ZDALNA A DZIECI 

Praca zdalna z domu, kiedy są w nim dodatkowo dzieci to nie lada wyzwanie. Pół biedy jeśli nasza "dróga połówka" może się nimi zająć - wtedy łatwiej jest się odizolować. Ale co jeśli trzeba pracować i zajmowac się dziećmi. Nie ma tu złotej rady bo tak samo jak każdy z nas jest inny i inaczej przystosowuje się do pracy zdalnej tak i dzieci nie zawsze musza rozumieć o co nam chodzi, dlaczego robimy to co robimy. Dla nich to tak samo dziwna i czasami denerwująca sytuacja jak dla nas.

1. Wytłumacz dziecku (lub chociaż się postaraj 😉) zaistaniłą sytuację. Powiedz, że musisz popracować, że potrzebujesz ciszy, że jak ktoś dzwoni to nie mogą Ci przeszkadzać w rozmowie, ale jak tylko ją zakończysz to do nich przyjdziesz.

2. Starsze dzieci powinny zająć się nauką. Nauczyciele różnie podchodzą do zdalnych lekcji, niektórzy organizują rozmowy na komunikatorach i platformach webinarowych, niektrzy tylko wysyłają zadania do wykonania. Tak czy inaczej skoro organizujesz sobie czas na pracę, to podobnie zorganiuj i umów się z dzieckiem na czas tylko na naukę. Zróbcie razem listę rzeczy do zrobienia, określcie czas potrzebny na to a później po pracy sprawdzicie wspólnie wykonanie.
Wiadomo, ze ta nauka nie będzie trwała 8 godzin, ale przynajmnije część dnia dziecko będzie miało zagospodarowane.

3. Z przedszkolakiem jest zupełnie inaczej. Jeśli zdarza mu się jeszcze spać w dzień too przynajmniej o te dwie godzinki nie musisz się martwić. A co z resztą dnia? Dzieci szybko się nudzą, trzeba przygotować na te klika godzin sporo zabaw. U mnie najlepiej działają klocki, puzzle, gry, rysowanki. Niestety codziennie nie da się robić tego samego. Dlatego trzeba wykazać sie nie lada kreatywnością w planowaniu zajęć dla dziecka. Możesz np. wymyśleć coś co dziecko ma narysować. Np. dziś rysuje postaci z bajki X, którą czytaliście wczoraj wieczorem, albo ma narysować to, w co chce się z Toba pobawić po pracy. Niech zbuduje z klocków konkretną rzecz - musisz postawić dziecku cel tak samo jak sobie.
Czasami można delikatnie przekupić dziecko proponując, że jeśli przez określony czas zrealizuje to co ustaliliście, to będzie mogło obejżeć bajke w TV. Zaraz się na mnie gromy posypią, no ale niestety czasami, kiedy nic innego nie działa to może być to ostatnia deska ratunku. Ważne aby z tym nie przesadzać.

Praca, kiedy w domu są dzieci wymusza częstsze przerwy, chociażby na przygotowanie dziecku drugiego śniadania, obiadu czy po prostu normalnej kontroli co dziecko robi. Kto ma dość samodyscypliny będzie wtedy jeszcze bardziej zmotywowany, aby wykonać swoje zadania szybciej, żeby pracować efektywniej. Nie każdy potrafi w ten sposób pracować. Czasami może warto rozważyć wzięcie zwolniena  - opieki na dziecko, niż męczyć siebie i dzieci.

W chwili, gdy publikuje ten artykuł rozpoczynam trzeci tydzień pracy zdalnej. W większości tego czasu opiekowałem się też dziećmi 4 i 8 lat. Nie jest to proste zadanie, ale jest jak najbardziej wykonalne :) Mam jednak nadzieję, że obecny stan epidemii niebawem się skończy i dzieci będą mogły wrócić do szkół i przedszkoli, a my do naszych sklepów, biur i... klientów 😃

Zdrówka życzę!